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华融湘江银行股份有限公司监事会议事规则
(2014年度股东大会审议通过)
发布日期:2015-07-07
 

 

第一章  总 则

第一条  目的

为完善华融湘江银行股份有限公司(以下简称“本行”)公司治理结构,保障本行监事会依法、独立、规范、有效行使监督职责,根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国商业银行法》《商业银行公司治理指引》《商业银行监事会工作指引》等有关法律法规和《华融湘江银行股份有限公司章程》(以下简称“本行章程”)的规定,制定本规则。

第二条  监事职责

监事应当遵守法律、行政法规和本行章程的规定,履行忠实、诚信和勤勉的监督职责。

监事按规定参加监事会会议是履行监事职责的基本方式。

监事应当积极参加监事会组织的监督检查活动,有权依法进行独立调查、取证,实事求是提出问题和监督意见。

 

第二章  监事会的职权与授权

第三条  监事会的职权

监事会是本行的监督机构,对股东大会负责。监事会行使下列职权:

(一)检查本行财务;

(二)对本行经营决策、风险管理、内部控制等进行监督检查并督促整改;

(三)对董事、高级管理层成员执行职务的行为进行监督,对违反法律、行政法规、本行章程或者股东大会决议的董事、高级管理层成员提出罢免建议;

(四)当董事、高级管理层成员的行为损害本行利益时,要求董事、高级管理层成员予以纠正;

(五)提议召开临时股东大会会议,在董事会不履行本行章程规定的召集和主持股东大会会议职责时,召集和主持股东大会会议;

(六)向股东大会会议提出提案;

(七)依照《中华人民共和国公司法》有关规定,对董事、高级管理人员提起诉讼;

(八)发现本行经营异常,可以进行调查;必要时,可以聘请会计师事务所等协助其工作,费用由本行承担;

(九)对董事和高级管理层成员进行离任审计;

(十)指导本行内部稽核部门独立履行审计监督职能;

(十一)对董事、董事长及高级管理层成员进行质询;

(十二)有关法律法规和本行章程规定的其他职权。

第四条  监事会行使职权的方式

监事会行使职权的方式主要是召开监事会会议并形成监事会决议。监事会在履职过程中,可以采取非现场监测、检查、列席会议、访谈、审阅报告、调研、问卷调查、离任审计和聘请第三方专业机构提供协助等多种方式。监事会有权根据履行职责需要,使用本行经营管理信息系统。

第五条  监事会职权的授权

在不违反有关法律强制性规定的前提下,经全体监事过半数通过形成决议,监事会可授权监事长、监事等行使监事会的部分职权。

 

第三章  监事会的组成及下设机构

第一节  监事会的组成

第六条  监事会组成

监事会由911名监事组成。

监事会成员包括股东监事、职工监事和外部监事。职工监事、外部监事在监事会成员中比例均不低于三分之一。

第七条  监事的产生方式

股东监事由监事会、单独或合计持有本行有表决权股份3%以上的股东提名。外部监事由监事会、单独或合计持有本行有表决权股份1%以上的股东提名。职工监事由监事会、本行工会提名。

同一股东及其关联人提名的监事原则上不应超过监事会成员总数的三分之一。原则上同一股东只能提出1名外部监事候选人,不应既提名独立董事候选人又提名外部监事候选人。

股东监事、外部监事由股东大会选举、罢免和更换;职工监事由职工代表大会、职工大会或其他民主程序选举、罢免和更换。

第八条  监事的规定

监事每届任期3年,任期届满,连选可以连任。监事在任期届满前可以提出辞职。

董事、高级管理层成员及董事会秘书不得兼任监事。

本行外部监事不应在超过两家商业银行同时任职,不应在可能发生利益冲突的金融机构兼任外部监事。同一外部监事在本行的任职时间累计不得超过6年。

外部监事不得在本行兼任其他职务,并与本行及本行主要股东之间不存在可能影响其独立判断的关系。外部监事在履行职责时尤其要关注存款人和本行的整体利益。外部监事依法独立履行职责,不受本行股东或者其他与本行有利害关系的单位或个人的影响。

 

第二节  监事长

第九条  监事长

监事会设监事长1人,可设副监事长1人。监事长和副监事长由全体监事过半数选举产生。

第十条  监事长的职权

监事长行使下列职权:

(一)召集和主持监事会会议;

(二)组织履行监事会职责;

(三)签署监事会的报告和其他重要文件;

(四)代表监事会向股东大会报告工作;

(五)法律法规及本行章程规定的其他职责。

监事长不能履行职务或者不履行职务的,由副监事长召集和主持监事会会议;副监事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上监事共同推举1名监事召集和主持监事会会议。

 

第三节  专门委员会

第十一条  专门委员会的设置

监事会设立监督委员会。

第十二条  专门委员会的组成

监督委员会成员由不少于3名监事组成,主任委员由外部监事担任。

第十三条  专门委员会的职责

监督委员会负责拟定对本行财务活动的监督方案并实施相关检查,监督董事会确立稳健的经营理念、价值准则和制定符合本行实际的发展战略,对本行经营决策、风险管理和内部控制等进行监督检查。

 

第四节  监事会日常工作机构

第十四条  监事会日常工作机构

监事会下设办公室,配备专职人员,负责监事会日常工作。

 

第四章  监事会会议议事程序

第一节  监事会会议

第十五条  监事会会议

监事会例会每季度至少应当召开1次。监事可以提议召开临时监事会会议。

第十六条  会议形式

监事会会议可采用现场会议、通讯表决方式。

 

第二节  议题、议案的提出与征集

第十七条  会议议题的确定

每次监事会会议通知发出前,经监事长同意确定会议议题草案后,由监事会办公室向有权提出监事会会议议题建议的人员或机构征求意见。监事会办公室整理有关人员意见后,报监事长确定监事会会议的正式议题。

第十八条  可提出监事会会议议题建议的人员

下列人员或机构可以向监事会提出议案的建议:

(一)监事;

(二)监事会监督委员会;

(三)董事会;

(四)行长;

(五)其他监事长指定的本行股东、员工或本行机构。

 

第三节  监事会会议召集、通知

第十九条  会议召集

监事会会议由监事长召集;监事长不能履行职务或者不履行职务的,由副监事长召集;副监事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上监事共同推举1名监事召集。

第二十条  监事会会议通知

监事会会议应当于会议召开10日前通知全体监事。

有下列情形之一的,监事长应及时召集监事会临时会议并向全体监事发出会议通知:

(一)监事长认为必要时;

(二)监事提议时。

第二十一条  监事会会议通知内容和形式

监事会会议通知包含下列内容:

(一)会议的时间和预计期限;

(二)会议的地点;

(三)会议审议的事项名称;

(四)联系人姓名、电话号码。

本行召开监事会的会议通知,以书面形式发出,会议审议事项的相关材料及解释公布于本行官方网站或以合理方式提供。书面形式指纸质文件、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。

任何监事可放弃要求获得监事会会议通知的权利。各应参会的人员应在接到会议通知后5日内,以书面形式告知监事会办公室是否参加会议。

第二十二条  会前其他工作

监事会会议通知发出至会议召开前,监事会办公室负责与所有监事的沟通和联络,负责联系会议议题的相关机构或人员提前进行会议准备。

 

第四节  会议的出席

第二十三条  监事会会议的出席人员

监事应当每年亲自出席至少三分之二的监事会会议。监事因故不能亲自出席的,可以书面委托其他监事代为出席,但一名监事不应在一次监事会会议上接受超过两名监事的委托。代为出席会议的监事应当在授权范围内行使权力。监事未出席监事会会议,也未委托其他监事代为出席的,视为放弃在该次会议上的投票权。

第二十四条  监事会会议的列席人员

下列人员可列席监事会会议:

(一)董事;

(二)高级管理层成员;

(三)经监事长同意的人员。

 

第五节  会议的召开

第二十五条  监事会会议的举行

监事会会议应有过半数的监事(含代理人)出席方可举行。

第二十六条  会议主持

监事会会议由监事长主持,监事长不主持会议的,比照本规则第十九条的规定确定主持人。

第二十七条  会议开始

会议正式开始后,会议主持人应宣布议程和表决方式。

第二十八条  议案审议

监事会会议应首先听取相关机构或人员的汇报和说明并进行讨论。

监事会会议在审议有关方案、议案和报告时,为了详尽了解其要点和过程情况,可另行要求有关人员列席会议接受询问,以便正确作出决议。

第六节  表决和决议

第二十九条  表决

监事会决议的表决,实行一人一票。

第三十条  单独表决

监事会会议应当对每个审议事项分别逐个进行表决。

监事会会议审议中发现情况不明或方案可行性存在问题的议题,可暂不表决。

第三十一条  临时议案的表决

监事会不应对会议通知未列明的事项进行审议和表决,但经全体监事过半数同意的除外。

第三十二条  监事会决议

监事会会议所议事项经表决后,应作出决议。

监事会作出决议,必须经全体监事的过半数通过,由出席会议的监事在决议上签字。

第三十三条  监事对监事会决议的责任

监事应当对监事会的决议承担责任。监事会的决议违反法律、行政法规或者本行章程、股东大会决议,致使本行遭受严重损失的,参与决议的监事对本行负赔偿责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该监事可以免除责任。

第三十四条  监事会会议记录

监事会办公室应制作监事会会议记录。会议记录记载以下内容:

(一)出席监事会会议的监事及代理监事;

(二)召开会议的日期、地点;

(三)会议主持人、会议议程;

(四)各发言人对每个审议事项的发言要点;

(五)每一表决事项的表决结果;

(六)监事会认为或本行章程规定应当载入会议记录的其他内容。

会议主持人、出席会议的监事应当在会议记录上签名。

监事对会议记录有不同意见的,可以在签字时作出书面声明。必要时,应当及时向银行业监督管理机构报告,也可以发表公开声明。

 

第七节  会后事项

第三十五条  决议的执行

监事会的决议,由决议所确定的执行人负责执行,并将执行结果向监事长汇报;监事会办公室应及时掌握决议的执行情况并向监事长汇报。

第三十六条  报告执行情况

每次监事会会议,监事长应安排有关人员就以往监事会决议执行情况向监事会报告。

第三十七条  会议文件的保存

监事会会议的通知、审议事项文件、授权委托书、会议记录、会议决议等会议资料由监事会办公室负责保存。

 

第五章  附 则

第三十八条  适用和修订

本规则未尽事宜,按国家有关法律法规和本行章程的规定执行。如本规则施行后与不时颁布、修改的法律法规的相关规定或本行章程的规定相抵触,应按国家有关法律法规和本行章程的规定执行,并应及时修订本规则。

第三十八条  本规则由本行监事会负责解释。

第三十九条  本规则自本行股东大会审议通过之日起施行。